Una corretta ed efficace gestione delle segnalazioni (Whistleblowing) è di estrema importanza per garantire il rispetto dei principi di legalità e di trasparenza definiti dalla Società (di seguito anche “Società” o “Organizzazione”), nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti e delle regole di condotta della Società stessa.
La finalità del sistema di Whistleblowing è quella di consentire alla Società di venire a conoscenza di situazioni di rischio o di danno e di affrontare il problema segnalato in modo più tempestivo possibile. Un sistema evoluto e formalizzato attraverso policy e formazione specifiche permette inoltre una reale tutela del Segnalante.
Lo strumento di Whistleblowing contribuisce ad individuare e combattere le condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, a tutelare i soci da danni economici e all’immagine, a diffondere la cultura dell’etica, della legalità e della trasparenza all’interno dell’azienda e a rafforzare il sistema dei controlli inter gestione dei rischi.
Gli obiettivi della Società attraverso la presente procedura sono dunque:
Le finalità perseguite sono, dunque, di incoraggiare e facilitare le Segnalazioni all’interno della realtà aziendale e di ridurre i rischi di illeciti, costruendo e rafforzando il rapporto di fiducia con gli stakeholder e promuovendo e accrescendo una cultura aziendale basata su fattori di trasparenza, integrità, buona governance e compliance aziendale.
EthicPoint è un servizio esterno e certificato in termini di tutela della riservatezza del segnalante. Il suo approccio è quello del “servizio”, ossia non offrire solo un canale per inviare le segnalazioni, ma una vera e propria forma di assistenza e consulenza (professionale) al segnalante, che è libero di utilizzarla anche senza formalizzare la segnalazione in completa riservatezza.
Per questo è essenziale che prima di ogni azione siano contattati gli esperti di EthicPoint che potranno fornire tutte le informazioni necessarie.
Il presente documento definisce le regole per una gestione corretta ed efficace di una segnalazione da parte di un soggetto (Segnalante), anche al fine di individuare e rimuovere i possibili fattori di rischio e attivare, se necessario, le autorità competenti.
L’obiettivo del presente documento è quello di fornire al segnalante ed a tutti i soggetti coinvolti chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione e gestione delle segnalazioni, nonché di tutte le forme di tutela che sono offerte, ai sensi di legge e delle procedure interne.
La presente procedura è stata definita anche come guida per la preparazione di circolari o documenti informativi e formativi per i soggetti coinvolti.
Si applica a tutte le attività svolte dalla Società.
Nota 2: il servizio di Whistleblowing EthicPoint è il canale di segnalazione interna ai sensi del Decreto legislativo 24 del 2023, che esternalizza alcune attività della segnalazione attraverso una società certificata, che è qualificata attraverso specifico contratto di servizio e nomina a responsabile del trattamento dei dati personali ai fini della corretta applicazione del GDPR.
Vedere anche Allegato 1.
Prima di procedere con la lettura della presente procedura relativa alla gestione delle segnalazioni, occorre precisare il significato che viene attribuito a taluni termini all’interno della presente Policy.
Si raccomanda sempre di consultare l’Allegato 2 per capire chiaramente cosa si può segnalare e cosa sono le segnalazioni non corrette.
Importante: per chiarire ogni dubbio contattare EthicPoint secondo i riferimenti forniti nella presente procedura.
In linea con quanto previsto dalle disposizioni normative in materia di tutela dei soggetti che segnalano illeciti o irregolarità, la Società ha istituito un canale di segnalazione indipendente e certificato dotandosi di un apposito indirizzo per la raccolta e la gestione delle segnalazioni.
Il canale adottato consente di segnalare qualsiasi violazione prevista dal Decreto 24 del 2023 e dalle procedure aziendali da parte di tutti gli stakeholder, interni ed esterni, garantendo una comunicazione efficace e riservata.
Tale soluzione ha la caratteristica di tutelare al massimo la riservatezza del segnalante.
Le modalità di segnalazione attivati sono i seguenti:
Ai sensi dell’Articolo 4, comma 3 del Decreto legislativo 24 del 2023 il Segnalante, attraverso i canali precedentemente descritti, può richiedere un incontro in presenza per esporre oralmente la propria segnalazione.
1 | Landing page | https://ethicpoint.eu/binhexs/ |
2 | Numero verde | |
Per poter ricorrere al canale di segnalazione istituito dall’ANAC, devono sussistere alcune condizioni, ai sensi dell’art. 6 del Decreto, In particolare:
La normativa introduce anche la possibilità per il segnalante di effettuare una divulgazione pubblica beneficiando della protezione.
Si tratta di una novità estremamente delicata per le imprese, in ragione delle potenzialità lesive per l’ente di una denuncia effettuata in assenza di giustificati motivi o di fondati elementi di prova.
Per ricorrere a tale procedura deve ricorrere almeno una delle seguenti condizioni:
Il Sistema di gestione delle segnalazioni e il contenuto della presente procedura sono oggetto di comunicazione, informazione, formazione e sensibilizzazione presso tutti i destinatari.
La presente procedura è disponibile ai possibili Segnalanti, in particolare è disponibile tramite:
1 | Comunicazione vie e-mail al personale dotato di profilo aziendale |
2 | Pubblicazione nella bacheca virtuale aziendale |
È necessario prima di tutto individuare e definire, in modo chiaro ed esaustivo, i soggetti interessati dalla presente policy, ovvero chi può effettuare una segnalazione.
La Società individua quali potenziali segnalanti sia gli stakeholder interni che esterni. A titolo di esempio, si citano:
Anche quando:
L’obiettivo della presente procedura è di assicurare la tutela del Segnalante, mantenendo riservata la sua identità, solo nel caso di segnalazioni provenienti da soggetti individuabili e riconoscibili.
Le segnalazioni anonime, ove queste siano adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati, sono equiparate alle segnalazioni ordinarie. Le segnalazioni anonime e il loro trattamento avvengono comunque attraverso gli stessi strumenti previsti per quelle riservate, anche qualora l’interlocuzione con il segnalante anonimo non fosse possibile dopo la segnalazione stessa.
Anche le segnalazioni anonime sono soggette alla presente procedura, per quanto applicabile.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati.
Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale1.
Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
1. L’articolo 329 c.p.p. stabilisce, infatti, che gli atti di indagine compiuti dal pubblico ministero e dalla polizia giudiziaria sono coperti dal segreto fino a quando l’imputato (o l’indagato) non ne possa avere conoscenza e, comunque, non oltre la chiusura delle indagini preliminari.
Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano ragionevoli e sinceri sospetti relativi ad un dipendente con riferimento a possibili frodi, pericoli o altri seri rischi che possano minacciare clienti, colleghi, stakeholders, il pubblico in generale o la reputazione della Società.
In particolare, in considerazione anche di quanto previsto dalle normative di riferimento, la segnalazione può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate, che:
La segnalazione non può riguardare, invece, rimostranze di carattere personale del Segnalante o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con il superiore gerarchico o i colleghi, per le quali occorre fare riferimento all’ufficio personale.
Nella segnalazione devono risultare chiari i seguenti elementi essenziali, anche ai fini del vaglio dell’ammissibilità:
La segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:
In sintesi, le segnalazioni, per essere prese in considerazione, devono essere adeguatamente circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti.
La previsione di canali di segnalazione interna che garantiscano massima riservatezza dell’identità del Segnalante deve essere in conformità al Decreto legislativo 24 del 2023.
La gestione del canale di segnalazione interna (servizio esternalizzato) è affidata anche a funzioni interne dedicate e con personale dotato di requisiti di moralità, specificamente formato per la gestione di tale attività e in materia di tutela dei dati personali e riservatezza.
In particolare, i referenti interni sono:
1 | EthicPoint – Servizio esterno certificato a tutela del segnalante |
2 | Desiree Catone - HR Generalist |
EthicPoint prende in carico la segnalazione che viene trasmessa alle funzioni interne incaricate, rilasciando alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione.
Le funzioni interne danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute fornendone riscontro entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della stessa o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, attraverso l’indirizzo e-mail di cui sopra o attraverso i riferimenti che il segnalante eventualmente trasmetterà nella modalità di segnalazione optata.
Tutte le informazioni saranno gestite in accordo alle disposizioni in materia di tutela del segnalante.
Se indispensabile, le funzioni interne richiedono chiarimenti al segnalante o a eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, con l’adozione delle necessarie cautele.
Verificano inoltre la fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione attraverso ogni attività che si ritiene opportuna, compreso l’acquisizione di documentazione e l’audizione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti segnalati, nel rispetto dei principi di imparzialità, riservatezza e tutela dell’identità del Segnalante.
La Società, sulla base di una valutazione dei fatti oggetto della segnalazione, può decidere, in caso di evidente e manifesta infondatezza, di archiviare la segnalazione.
La Società dispone l’archiviazione diretta delle segnalazioni nei casi di:
Nel caso si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del fatto, le funzioni interne incaricate inoltrano la segnalazione, anche per l’adozione dei provvedimenti conseguenti, ai soggetti competenti, quali:
1 | Consiglio di Amministrazione |
2 | Revisore |
In linea con la normativa vigente in materia di tutela dei dati personali, per preservare le finalità investigative e nei casi previsti dalla legge, il Segnalato può non essere immediatamente messo a conoscenza del trattamento dei propri dati da parte del titolare, fintanto che sussista il rischio di compromettere la possibilità di verificare efficacemente la fondatezza della denuncia o di raccogliere le prove necessarie.
I dati personali relativi alle segnalazioni e la relativa documentazione vengono conservati e mantenuti per il periodo necessario al completamento della verifica dei fatti esposti nella segnalazione e per successivi 5 anni dalla chiusura della segnalazione, salvo eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (per esempio disciplinari, penali, contabili) nei confronti del segnalato o del segnalante (per esempio dichiarazioni in mala fede, false o diffamatorie). In tal caso saranno conservati per tutta la durata del procedimento e fino allo spirare dei termini di impugnazione del relativo provvedimento. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
La fase di verifica della fondatezza della segnalazione da parte della Società è analoga sia per la segnalazione riservata che per quella anonima. Tuttavia per la segnalazione anonima si terrà conto delle seguenti indicazioni:
La Società dichiara formalmente che non verrà messa in atto nessuna forma di discriminazione o ritorsione nei confronti del segnalante; al contrario, ogni comportamento in tale direzione sarà sanzionato. In particolare, ai sensi dell’articolo 17 del Decreto legislativo 24 del 2023, è espressamente statuito che i soggetti segnalanti (whistleblower), non possono subire alcuna ritorsione. La tutela non trova applicazione nei casi in cui la segnalazione riporti informazioni false rese con dolo o colpa grave.
In caso di sospette discriminazioni o ritorsioni nei confronti del Segnalante, correlabili alla segnalazione, o di abusi dello strumento di segnalazione da parte dello stesso, la Società può provvedere all’irrogazione di sanzioni disciplinari.
Sono previste misure di sostegno per il soggetto segnalante:
La tutela non trova applicazione nei casi in cui la segnalazione riporti informazioni false rese con dolo o colpa grave.
La presente policy lascia impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria anche ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del Codice civile2.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente policy, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della Società oggetto della presente procedura, nonché di segnalazioni infondate effettuate con dolo o colpa grave.
2. Articolo 2043 Codice civile: Qualunque fatto doloso o colposo, che cagiona ad altri un danno ingiusto, obbliga colui che ha commesso il fatto a risarcire il danno. Il reato di calunnia consiste, essenzialmente, nell’incolpare un’altra persona di aver commesso un reato, pur sapendola innocente (Articolo 368 del Codice Penale). Diffamazione: chiunque, fuori dei casi indicati nell’articolo precedente, comunicando con più persone, offende l’altrui reputazione (Articolo 595 del Codice penale).
Un sistema di whistleblowing efficace deve prevedere delle sanzioni sia nei confronti del Segnalante, in caso di abuso dello strumento di segnalazione, che nei confronti dei segnalati in caso di accertamento degli illeciti segnalati secondo quanto disposto dalla normativa vigente, inclusa la contrattazione collettiva applicabile, e nello specifico dal Decreto legislativo 24 del 2023 in materia protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali.
La tutela del dipendente e del collaboratore, segnalante condotte illecite all’interno dell’ambiente di lavoro sia del settore pubblico che del settore privato, è già ampiamente prevista in documento ufficiali di ampio respiro internazionale, quali le Convenzioni internazionali dell’ONU, OCSE, e Consiglio d’Europa, tutte ratificate dall’Italia in quanto di contenuto vincolante, e le Raccomandazioni dell’Assemblea parlamentare del Consiglio d’Europa.
A livello nazionale, il concetto di “whistleblowing” è stato introdotto per la prima volta con la Legge 190 del 2012 – Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione- che, limitatamente all’ambito del settore pubblico, con la disposizione dell’art. 1, co. 51, ha introdotto l’art. 54-bis nel Decreto legislativo 165 del 2001 – Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche – disciplinando un sistema di tutele per il dipendente pubblico che decide di segnalare condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.
Successivamente, con la Legge 179 del 2017 – Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato – è stato poi introdotto il concetto di segnalazione nel settore privato, modificando l’art. 6 del Decreto legislativo 231 del 2001 ed apportando correttivi alla disciplina delle segnalazioni nel settore pubblico. Per quanto riguarda il settore privato, tale provvedimento statuisce che i Modelli di Organizzazione, gestione e controllo di cui al Decreto, debbano prevedere:
Infine, il Decreto legislativo 24 del 2023 ha recepito la Direttiva europea 1937 del 2019 in materia, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni. Esso vuole dare piena ed effettiva attuazione ai principi di trasparenza e di responsabilità nella gestione delle segnalazioni, in quanto considerate strumento essenziale, non solo in termini di gestione dei rischi e di compliance generale, ma anche come strumento di relazione con gli stakeholder secondo le regole di governance più moderne.
In conformità alla Direttiva 1937 del 2019 e, pertanto, al suddetto decreto, i soggetti – in particolare quelli indicati all’articolo 3 del decreto 24 del 2023 – sono tenuti a segnalare eventuali comportamenti o situazioni che possano essere considerati non corretti o non coerenti con le procedure interne e più in generale alle disposizioni di legge vigenti3.
3. Le segnalazioni devono essere possibili come da procedure definite dalla società e attraverso specifici canali di segnalazione interna (come previsto dall’articolo 4), al fine di garantire la riservatezza del segnalante e la sua protezione da eventuali ritorsioni.
Esempi4 di illeciti o irregolarità che non si possono segnalare (non esaustivo)5
4. Linee guida Anac, par. 2.1.1.
5. Segnalazioni non corrette possono prevedere sanzioni anche al Whistleblower anche di natura penale o amministrativa anche dopo il primo grado di giudizio, fatte salve quelle relative al rapporto di lavoro (per esempio CCNL) o contrattuale.